Nowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Zgodnie z przepisami zawartymi w art.94 w punkcie 9a, każdy pracodawca musi prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Pracodawca musi założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe. Od 1 stycznia 2019 rloku weszły w życie przepisy wprowadzające zmiany w prowadzeniu akt. Co się zmieniło z tą datą?

Cztery części akt osobowych pracownika

W związku ze zmianą przepisów pracodawca musi prowadzić teraz dla jednego pracownika akta osobowe składające się z czterech części. Prowadzenie takich akt obejmuje wszystkich pracowników: tych dawno zatrudnionych jak również i nowych. W części pierwszej akta osobowe powinny zawierać dokumenty zgromadzone w okresie ubiegania się o posadę, czyli kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy, dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych, świadectwo szkoły, ukończenia kursów czy szkoleń. W części drugiej gromadzi się dokumenty związane ze stosunkiem pracy i przebiegiem zatrudnienia. Trzecia część akt osobowych zawiera dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia danej osoby w przedsiębiorstwie. Ostatnia część akt osobowych zawiera odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością pracowniczą.

W czym najlepiej przechowywać akta osobowe?

Wszystkie dokumenty dotyczące danego pracownika najlepiej przechowywać w teczkach na akta osobowe. Jest to dobry sposób na uporządkowanie i przechowywanie dokumentów pracowniczych, które powinny być ponumerowane i ułożone w porzadku chronologicznym. Teczka do akt osobowych biała powinna zawierać spis dokumentów, które się w niej znajdują. Każdy pracodawca już dziś powinien zaopatrzyć się w większą ilośc teczek do akt osobowych, które można zamówić i zakupić – w sklepie tesko.biz. Teczki takie pomogą w zachowaniu porządku w dokumentach dotyczących każdego zatrudnionego w firmie.